Esse é o nosso primeiro artigo para o site Decisor Brasil, convite recebido após sermos eleitos o melhor departamento jurídico de infraestrutura em 2023 pelo Leaders League, termos sido certificados como departamento jurídico 4.0 pela AB2L – Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs e estarmos concorrendo a melhor departamento jurídico trabalhista pelo Leaders League, premiação que ocorrerá agora no próximo dia 07 de novembro.
Certamente, 2023 tem sido um ano de muitas conquistas para nós, fruto de um trabalho de total transformação da nossa antiga área de controladoria jurídica, hoje Legal Operations, trabalho este que teve início em 2021.
Valem duas importantes notas antes de continuarmos: não temos a pretensão de fornecer fórmulas mágicas, simplesmente porque elas não existem e, principalmente, porque cada Departamento Jurídico possui a sua realidade e as suas necessidades, nem muito menos deixar transparecer que as nossas conquistas internas/externas foram suficientes para nos classificar como 4.0 e, por isso, passar para o próximo desafio. Sabe por quê?
Porque não é sobre ter, é sobre ser. Ser um departamento jurídico 4.0 é uma jornada que não tem fim. Um caminho sem volta. Não se tem destino final, pois o 4.0 nada mais é do que a soma de várias práticas inovadoras, com utilização de tecnologia e melhoria de fluxos e processos, com a finalidade de trazer mais eficiência, sinergia e otimização do tempo das áreas técnicas.
O processo é cíclico, tal como a mandala que representa os pilares de Legal Ops. Termina-se uma entrega e logo já chegam duas ou mais oportunidades a serem avaliadas e, se o caso, implementadas. Assim, mais importante do que falarmos do hoje, é mencionarmos aqui como vem sendo a nossa jornada nesses últimos dois anos.
No início de 2021 éramos uma área de controladoria jurídica, com muitos controles implementados, quase todos voltados para a condução interna de processos, já que a mesma representava quase 70% da totalidade da carteira. Nesse momento, tivemos uma grande transformação na estrutura e passamos para o cenário de praticamente 100% de terceirização. É neste momento que passamos por nosso maior desafio. Faz sentido ter uma área de controladoria jurídica nesse novo cenário?
Não tivemos dúvida alguma. A resposta era não. As atividades, os controles, o suporte até então dado para as áreas técnicas deixaram de existir. As palavras de ordem passaram a ser: eficiência, estratégia e parceria.
Fato é: impossível dormir como controladoria jurídica e acordar como Legal Operations. O processo foi lento. Praticamente todo o ano de 2021. Precisamos de tempo para adquirir conhecimento. Foram muitas palestras, cursos, benchs com outras empresas, trocas com escritórios parceiros, tudo isso para descobrirmos quem queríamos ser e onde queríamos chegar.
E, em dezembro de 2021, quando nos autodenominamos como Legal Operations, com toda a pompa que esse marco merecia, começamos a entender o quanto a teoria estava dissociada da prática.
Agora voltamos ao início da nossa fala. Não existe fórmula mágica. Não existiu aqui. O que tinha dado certo para os outros não necessariamente condizia com a nossa realidade. Esquecemos do mais importante: ter uma escuta ativa para as necessidades das áreas técnicas, independente se as necessidades seriam atendidas ou não, por fatores internos ou externos.
Faltou diálogo. Não éramos mais a área que cobrava cumprimento de prazos ou auditava KPIs. Éramos uma área que passou a se dedicar a execução de projetos, super estratégica e, por consequência, nada burocrática. Passamos a estar ali para otimizar a vida da área técnica, trazer eficiência aos processos, com qualidade e segurança.
Apenas enxergamos com clareza essa deficiência por meio de pesquisa de satisfação. Já apontamos como primeiro ponto positivo por aqui. Entender como as áreas técnicas te veem e como está o nível de satisfação é um excelente termômetro para indicar se se está no caminho certo. A pesquisa deu tão certo por aqui que iremos abrir para outras áreas da empresa em que temos sinergia e para os escritórios parceiros. A pesquisa de satisfação só agrega. Além das melhorias (necessárias), muitas ideias (inovadoras) surgem dali.
A pesquisa foi o nosso grande norte para decidirmos qual rumo tomar no último ano. Aqui, a maior dor apontada era a burocratização dos nossos processos. Focamos então em várias iniciativas visando otimizar o dia-a-dia das áreas técnicas. Desenvolvemos vários projetos, sempre olhando para os grandes pilares: processos, inovação e pessoas. Destacamos algumas entregas que tiveram Legal Ops como alicerce:
No pilar de processos, implementamos dois grandes projetos específicos: “projeto depósitos” e “projeto acordos”, estes com ganhos em controle, saving financeiro e diminuição de carteira. Criamos o Comitê de Tecnologia e Inovação, com o intuito de acelerar o aprendizado, as escolhas e as entregas, vez que esse comitê tem a participação de, ao menos, dois integrantes de cada área técnica.
No pilar de inovação, automatizamos muitos fluxos do departamento, trazendo mais segurança e eficiência. Destacamos: (i) Automatização de cadastros; (ii) Automatização de pagamentos; (iii) Monitoramento automatizado dos casos arquivados; (iv) Implementação do sistema Easy Notificações (notificações – físicas ou digitais – recebidas, triadas e monitoradas até sua final resolução de forma automatizada) e (v) Automatização dos fechamentos (desde o pedido de pagamento do processo pelo escritório parceiro até a sua contabilização, o fluxo é todo realizado via sistema jurídico).
Por fim, no pilar de pessoas, aqui iniciativas da nossa liderança, apoiamos na divulgação do nosso investimento em meritocracia, formação, melhoria constante do clima, diversidade e inclusão, além de promovermos todos os eventos de integração, na forma online (café com ideias) e presenciais.
Foi esse olhar mais cirúrgico para as nossas necessidades mais prementes que nos tornaram um jurídico 4.0. Promovemos soluções jurídicas ágeis, inovadoras, consistentes, sempre buscando agregar valor ao negócio, potencializar as oportunidades e minimizar os riscos. Mas acabou por aí? Definitivamente não. Com a chegada da nossa nova pesquisa de satisfação, montaremos juntos o plano de trabalho de 2024 para nos desafiarmos cada vez mais a sermos um departamento jurídico 4.0.
